金府办〔2005〕14号

各镇人民政府、街道办事处，区政府各委、办、局：
　　区档案局、区地方志编纂委员会办公室制订的《关于在镇级行政区划调整中确保档案、志鉴工作安全、延续、顺利交接的实施意见》已经区人民政府同意，现转发给你们，请认真按照执行。

　　上海市金山区人民政府办公室（章）
　　二○○五年四月七日

关于在镇级行政区划调整中确保档案、志鉴、工作安全、延续、顺利交接的实施意见

　　一、关于档案工作
　　为了切实做好镇级单位撤销过程中文件材料的收集归档和档案移交工作，维护金山区政治、经济、文化等历史面貌的完整性，根据《上海市档案条例》第二十三条第五款：“列入综合档案馆收集范围的撤销机构的档案，应当自机构撤销之日起六个月内向有接收该档案任务的综合档案馆移交。”的规定，特提出如下意见：
　　（一）切实加强在镇级行政区划调整变动过程中档案工作的领导。各镇党政领导在整个工作交接过程中，要把文件、档案的管理和移交作为交接工作的重要内容之一。成立领导小组，明确分管领导，指定专人负责，切实加强文件材料的收集整理，善始善终，按照档案馆接收范围和要求完成档案的交接任务。
　　（二）保证档案的完整、系统和安全。被撤销机关的全部档案（包括文书档案、科技档案、专门档案、业务档案、财会档案、声像档案、荣誉档案等）均应收集齐全，系统整理，向区档案馆移交。任何人不得因人员调动、机构变化私自带走或擅自销毁文件、档案材料。原由各科室保管或个人手中应归档的文件材料应集中交机关档案人员统一处理，严防散失，避免文件材料缺损，杜绝失泄密事件的发生。
　　（三）确保文件材料立卷归档的质量。各单位应视任务轻重，组织一定力量，加强对文件的收集和整理，努力提高立卷质量。应归档的文件材料要齐全、完整，划分保管期限，分门别类，保持历史联系。案卷标题应简明确切，便于保管和利用。向区档案馆移交档案时，必须符合质量标准，写好全宗介绍，编制案卷目录一式三份，并将有关检索工具和与档案有关的资料一起移交。交接双方必须严格履行手续认真清点，原来存放档案的箱柜应随档案移交。
　　（四）调整变动中被撤销镇级单位的文件材料，经认真收集整理后，凡属无保存价值的，可按照国家档案局《关于不归档的文件材料的规定》处理。凡属销毁处理的材料，要严格按照市委办公厅《保密废纸回收销毁的办法》执行。
　　（五）调整变动中镇级行政区划单位档案材料的移交工作，按下列办法处理：
　　1、撤销镇级建制的单位，自撤销之日起，全部档案应整理完毕后，六个月内向区档案馆移交。
　　2、调整变动中保留的镇级单位，其档案还是按档案法规定，整理完毕后在原单位保存十年后向区档案馆移交。
　　（六）被撤销镇，没有处理完毕的文件材料可移交新建镇继续处理，并作为新建镇档案加以保存。原镇机关工作中档案单独组卷的信访、司法、农技等部门的文件材料也属这次撤销单位整理范围，档案要整理好一并进镇级单位全宗，统一进馆。
　　（七）档案移交时间，自机构撤销之日起六个月内向区档案馆移交，至2005年9月底，基本完成原调整变动中被撤销镇级机关档案接收进馆任务。各单位文书档案人员在没有完成文件整理，立卷归档任务和办理移交手续前，不得调离工作岗位，以利于搞好档案工作。对完成任务确有困难的单位，应及早与区档案馆联系，取得帮助，咨询服务。具体进馆事项，与区档案馆联系。
　　二、关于金山县志（1986—1997）、金山区志、乡镇续志、金山年鉴（2005）编纂工作
　　编纂金山县志（1986—1997）、金山年鉴（2005）是一项传承文明的系统工程，涉及方方面面，各镇组建的乡镇续志编纂委员会和编写工作班子，有三大任务，为金山县志（1986—1997）、金山区志搜集、撰写乡镇条目，负责编纂乡镇续志，各镇还需为金山年鉴（2005）搜集撰写乡镇条目，鉴于县志、乡镇志编写工作已开展一年多，金山年鉴（2005）反映的是2004年的内容，为此，各镇要抓好以下两项工作：
　　（一）各镇要稳定金山县志、区志、乡镇志的写作班子和撰稿员队伍，尤其是主编、副主编、专职编辑，原则上不作变动，撰稿员队伍，若有变动，应明确继续负责原定撰稿任务。
　　（二）金山年鉴（2005）各镇条目编写任务应明确专人负责，按时、保质完成，以免出现空缺。

　　

　　金山区档案局
　　金山区地方志编纂委员会办公室